Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Phone4All V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Phone4All V.O.F. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86515934 en handelt onder meer onder de namen Phone4All Rotterdam Centrum en Phone4All Rotterdam Noord.

Onze vestigingen zijn gevestigd aan:

• Nieuwe Binnenweg 200C, 3021 GL Rotterdam
• Jonker Fransstraat 116A, 3031 AX Rotterdam

E-mail: info@phone4-all.nl

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze website, klanten van onze fysieke winkels, klanten die een afspraak maken voor een reparatie en andere personen die contact met Phone4All opnemen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop je gebruikmaakt van onze website, winkels en diensten.

Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

Contactgegevens

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens, wanneer deze voor de betreffende dienst noodzakelijk zijn;
• overige contactgegevens die je zelf aan ons verstrekt.

Reparatiegegevens

Wanneer je een afspraak maakt of een apparaat bij ons laat onderzoeken of repareren, kunnen wij onder meer verwerken:

• merk en model van het apparaat;
• serienummer, IMEI-nummer of ander apparaatnummer, voor zover noodzakelijk;
• omschrijving van het defect of de klacht;
• gewenste en uitgevoerde reparatie;
• gekozen onderdeel of onderdeelcategorie;
• reparatieprijs;
• datum en locatie van de reparatie;
• werkbon- en ordergegevens;
• technische test- en diagnosegegevens;
• informatie over bestaande schade of de technische staat van het apparaat.

Waar nodig kunnen wij foto’s van het apparaat maken om bijvoorbeeld de staat bij inname, bestaande schade of de uitgevoerde werkzaamheden vast te leggen.

Aankoop- en factuurgegevens

Bij een aankoop, reparatie, inkoop of andere transactie kunnen wij onder meer verwerken:

• gekochte producten of uitgevoerde diensten;
• bedragen;
• betaalwijze en betaalstatus;
• kassabon-, factuur- en transactiegegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor onze administratie.

Wij verwerken daarbij alleen betaalgegevens die voor de betreffende betaling, administratie of wettelijke verplichting noodzakelijk zijn.

Inkoop- en inruilgegevens

Wanneer je een apparaat aan Phone4All verkoopt of inruilt, kunnen wij afhankelijk van de situatie onder meer verwerken:

• contactgegevens;
• gegevens van het aangeboden apparaat;
• IMEI- of serienummer;
• overeengekomen inkoopprijs;
• betaalgegevens;
• identificatiegegevens voor zover wij deze op grond van wet- of regelgeving moeten controleren of registreren.

Website- en technische gegevens

Wanneer je onze website gebruikt, kunnen afhankelijk van je cookievoorkeuren onder meer worden verwerkt:

• IP-adres;
• browser- en apparaatgegevens;
• datum en tijd van bezoek;
• bezochte pagina’s;
• verwijzende website;
• cookie- of vergelijkbare identificatiegegevens;
• gegevens over het gebruik van onze website.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Phone4All verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een doel en een geldige grondslag bestaat.

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit nodig is om bijvoorbeeld:

• een reparatie uit te voeren;
• een afspraak te verwerken;
• een bestelling of aankoop af te handelen;
• contact met je op te nemen over een reparatie;
• een garantieclaim of klacht te behandelen;
• een apparaat in te kopen of in te ruilen;
• betalingen en administratie af te handelen.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken of bewaren omdat dit op grond van toepasselijke wet- en regelgeving verplicht is.

Dit kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde administratieve, fiscale, boekhoudkundige of registratieverplichtingen.

Wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens aan een bevoegde instantie te verstrekken, kunnen wij daaraan gehoor geven.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde gevallen verwerken wij persoonsgegevens omdat Phone4All daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft.

Dit kan bijvoorbeeld zijn voor:

• het verbeteren van onze dienstverlening;
• klantenservice;
• fraudepreventie;
• beveiliging van onze website en systemen;
• het vastleggen van de technische staat van een apparaat;
• het behandelen of voorkomen van geschillen;
• het verbeteren van interne processen;
• analyse van het gebruik en functioneren van onze website.

Wij wegen daarbij ons belang af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon.

Toestemming

Wanneer de wet toestemming vereist, verwerken wij gegevens pas nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Dit kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde:

• marketingcommunicatie;
• nieuwsbrieven;
• analytische cookies;
• marketingcookies;
• andere niet-noodzakelijke trackingtechnieken.

Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken.

4. Reparaties, toegangscodes en gegevens op je apparaat

Een telefoon, tablet, laptop of ander apparaat kan persoonlijke gegevens bevatten.

Phone4All heeft niet als doel om kennis te nemen van persoonlijke inhoud op een apparaat.

Wanneer toegang tot het apparaat noodzakelijk is voor diagnose, reparatie of eindcontrole, kan Phone4All vragen om een toegangscode of om bepaalde beveiligingsfuncties tijdelijk uit te schakelen.

Wij gebruiken dergelijke toegang uitsluitend voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de betreffende werkzaamheden.

Wij bekijken niet zonder noodzaak:

• foto’s;
• berichten;
• e-mails;
• documenten;
• sociale media;
• andere persoonlijke inhoud.

Wij adviseren klanten waar mogelijk vóór een reparatie een actuele reservekopie van hun gegevens te maken.

5. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website technisch goed te laten functioneren en worden gebruikt voor functies waarvoor geen toestemming vereist is.

Analytische cookies

Met analytische cookies kunnen wij inzicht krijgen in het gebruik en functioneren van onze website.

Wanneer voor het gebruik daarvan toestemming is vereist, worden deze cookies pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Marketingcookies

Marketing- en trackingcookies worden alleen gebruikt wanneer daarvoor volgens de toepasselijke regels toestemming is vereist en deze toestemming is gegeven.

Via onze cookiebanner kun je jouw voorkeuren instellen en, waar beschikbaar, later wijzigen.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Phone4All verkoopt jouw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Denk bijvoorbeeld aan partijen die voor ons werkzaamheden uitvoeren op het gebied van:

• websitehosting;
• IT en beveiliging;
• kassasystemen;
• afspraken- en reparatiesoftware;
• betalingsverwerking;
• boekhouding en administratie;
• e-mail- en communicatiediensten;
• cloudopslag;
• bezorging;
• technische ondersteuning;
• analyse van websitegebruik.

Wanneer een partij persoonsgegevens uitsluitend namens Phone4All verwerkt, maken wij waar noodzakelijk afspraken over de bescherming en verwerking van deze gegevens.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde autoriteit of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of digitale diensten kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen passend beschermingsniveau is vastgesteld, zorgen wij waar vereist voor passende waarborgen volgens de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door gebruik te maken van goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

De bewaartermijn kan verschillen per soort gegeven.

Wij houden daarbij onder meer rekening met:

• wettelijke bewaarplichten;
• de duur van de klantrelatie;
• garantie- en klachttermijnen;
• de noodzaak gegevens te bewaren voor juridische geschillen;
• administratieve verplichtingen;
• het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of waar passend geanonimiseerd.

9. Beveiliging

Phone4All neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• openbaarmaking;
• misbruik.

Afhankelijk van het systeem en de verwerking kunnen wij onder meer gebruikmaken van:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperkingen;
• gebruikersrechten;
• beveiligde systemen en back-ups;
• updates en beveiligingsmaatregelen;
• procedures voor incidenten en datalekken;
• beperking van toegang tot gegevens tot medewerkers die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

10. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van andere partijen.

Wanneer je onze website via een link verlaat, kan de privacyverklaring van die andere partij van toepassing zijn.

Phone4All is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop onafhankelijke externe websites persoonsgegevens verwerken.

Wij adviseren daarom de privacyverklaring van de betreffende website te bekijken.

11. Jouw privacyrechten

Op grond van de AVG kun je, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer het recht hebben op:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdracht van gegevens;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden ingediend via: info@phone4-all.nl

Wij kunnen je vragen om aanvullende informatie wanneer dit noodzakelijk is om jouw identiteit vast te stellen of het verzoek correct te behandelen.

Wij reageren binnen de wettelijke termijn op een verzoek.

Niet ieder verzoek tot verwijdering of beperking kan altijd volledig worden uitgevoerd. Wij kunnen bepaalde gegevens bijvoorbeeld moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of omdat deze noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

12. Bezwaar tegen direct marketing

Wanneer wij persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing, kun je daartegen bezwaar maken.

Wanneer je je afmeldt voor commerciële e-mails waarvoor een afmeldmogelijkheid bestaat, zullen wij deze afmelding verwerken.

Serviceberichten die noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld een lopende reparatie, afspraak, aankoop of garantieclaim zijn geen marketingberichten.

13. Minderjarigen

Onze website en dienstverlening zijn niet specifiek gericht op het verzamelen van persoonsgegevens van jonge kinderen.

Wanneer voor een bepaalde verwerking volgens de wet toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger noodzakelijk is, zullen wij die toestemming vragen.

14. Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij het incident overeenkomstig de AVG.

Wanneer sprake is van een meldplichtig datalek, melden wij dit aan de bevoegde toezichthouder en, wanneer de wet dit vereist, aan de betrokken personen.

15. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Phone4All met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via: info@phone4-all.nl

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

Phone4All kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, systemen of toepasselijke wet- en regelgeving veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

Wij adviseren daarom deze privacyverklaring van tijd tot tijd opnieuw te bekijken.